Rita macht Schluss mit Zettelwirtschaft im Büro…

Rita macht Schluss mit Zettelwirtschaft im Büro…

Seit fast 40 Jahren wird das „papierlose Büro“ ver- und besprochen. Aktuell spricht die Welt gerne von Rita: noch nicht gehört? Rita, das ist ein sprechendes, sprachgesteuertes Whiteboard. Doch wenn Rita bereits verfügbar ist, warum tut sich der Mensch so schwer von der Zettelwirtschaft loszulassen?

Die Beschäftigung mit Themen und Aufgaben ist eine Frage des Typs. Während der eine gerne Listen erstellt, die nach Erledigung abgehakt werden, möchte der andere seine Notizen aus Sicherheitsgründen lieber noch stehen lassen. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Umgang mit Technik entwickelt. Der eine greift gerne zum Hörer und sucht das direkte Gespräch, der andere bevorzugt schriftliche Kommunikation. Das papierlose Büro könnte für beide Typen funktionieren. Die Technik macht es möglich.

Sprachsteuerung ist aktuell die beste Verbindung aus beiden Welten. Sie erlaubt es, sich ganz auf den Inhalt einer Nachricht zu konzentrieren und gleichzeitig sicher zu stellen, dass die Texte anschließend in schriftlicher Form auch anderen Mitgliedern im Team zur Verfügung stehen und ggf. in Formblättern oder Datenbanken wiederzufinden sind.

…aber so einfach ist das nicht

Nicht nur im eigenen Team gibt es unterschiedliche Typen. Auch zwischen Unternehmen findet Kommunikation statt, bei der einzelne Menschen miteinander in Kontakt treten. Wir müssen uns also gut überlegen, wann und wie wir Rita, Alexa und Co. einsetzen wollen. Fühlt sich mein Ansprechpartner überhaupt wohl, wenn das Büro „mithört“ und alles aufzeichnet? Hinzu kommen Fragen wie: Was ist, wenn mein Sprachassistent sich „verhört“ oder ich mich verspreche? Wer haftet, wenn ein solcher „Verhörer“ meinem Unternehmen schadet und wie stelle ich sicher, dass vertrauliche Daten auch vertraulich bleiben? Schließlich gibt es auch rein rechtlich gesehen Dokumente, die in ausgedruckter Form vorliegen sollten – nicht ohne Grund ist das Faxgerät noch immer fester Bestandteil in Anwaltskanzleien.

Komplett wird sich Papier aus dem Büro daher wohl nie verabschieden. Trotzdem sind Sprachassistenten eine Ressource, mit der dem bürokratischen Apparat eines jeden Unternehmens effizient entgegen getreten werden kann. Wir müssen uns lediglich bewusst machen, in welchen Bereichen und für welche Aufgaben ein Smart-Office von Vorteil sein kann.

Welche Erfahrungen habt ihr gemacht im intelligenten Büro? Welche Vorteile oder Hürden seht ihr?

 

Von Jacqueline Althaller

By | 2017-06-09T16:04:16+00:00 April 20th, 2017|cultundcomm|3 Comments

3 Comments

  1. SMR 10. Oktober 2017 at 21:26 - Reply

    Ein Büro ohne Zettelwirtschaft ist heute in einigen Ländern bereits Realität – beispielsweise in Estland. Seit 2002 kann man dort Unterlagen digital unterzeichnen, ein Faxgerät ist dadurch obsolet geworden und viele jüngere Leute wissen gar nicht mehr, um was es sich dabei handelt.
    Ein entsprechendes Umdenken muss allerdings erst in den Köpfen der Unternehmer und der Mitarbeiter stattfinden, an technischen Möglichkeiten sowie Innovationen in dem Bereich wird es definitiv nicht mangeln.

  2. Bianca Brandau 13. Oktober 2017 at 11:56 - Reply

    Sprachassistenzsysteme sind grundsätzlich ein guter Weg, um die Zettelwirtschaft in Büros einzudämmen. Allerdings sollte sich der Nutzer den Grenzen von Rita und Co bewusst sein. Sie verfügen z. B. über keine künstliche Intelligenz! Falls der Nutzer sich verspricht oder Rita etwas falsch versteht (und beispielsweise ein Wert verfälscht wird), wird sie ihn nicht darauf hinweisen. Der Nutzer trägt also immer noch selbst die Verantwortung für seine Inhalte. Eine Kontrolle dieser ist deshalb nach der Arbeit mit einem Sprachassistenzsystem obligatorisch. So entsteht auch keine Verantwortungsdiffusion in Haftungsfragen.
    Zusätzlich zur Zettelwirtschaft sehe ich übrigens ein Problem in der heutigen E-Mail-Flut. Online Kollaborationsplattformen wie beispielsweise der SharePoint bieten gerade größeren Projektgruppen die Möglichkeit, effektiver zusammenzuarbeiten. Sie sind übersichtlich, lassen den Zugriff auf jegliche Dateien zu und bieten Raum für Diskussionen. Von mir aus gerne in Kombination mit Rita!

  3. Mo.v.Delft 19. Oktober 2017 at 21:10 - Reply

    Die Gefahr sehe ich dann, wenn eine solche Technik die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander weitestgehend ersetzt. Denn gerade diese ist wichtig bei Mitarbeiterzufriedenheit, Zusammenhalt und Lösungsfindung.

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